【便利】部下の案件管理出来てる?エクセルよりオススメなクラウドサービスを紹介

お願いしたあの案件ってどこまで進んでいるんだろう?
全然報告が無いけどうまくやっているんだろうか

このような悩みを解決します。

この記事を書いた人
  • 中小企業総務課勤務の30代会社員
  • 中間管理職
  • DX化などデジタル業務の推進で業務改善を行っています。
よっちんです

部下が増えてくると、業務管理やマネジメントがなかなか上手くいきませんよね。

私も、進捗管理が出来ずに悩んでいました。 エクセルやメールで管理をしているとデータが保存されていなかったり個人プレーになってほしい情報がリアルタイムに届かないのも悩みの種です。

当記事では、部下の案件進捗状況が簡単に管理できるソフトについて解説を行います。

目次

部下の案件管理が出来ないとどうなる?

ではそもそも部下の案件管理が出来ない理由とはなんでしょうか?

この問題を解決することで、部下の案件管理が出来るようになると考えましょう。

問題は一つずつ解決するのが近道ですので頑張りましょう😊

部下のタスクの解消状況がわからない

部下が複数人いると、タスク管理は難しくなるものです。

近年ではテレワークが増えてきて、会社での拠点が離れることによって部下がどのように仕事をしているのか把握しずらくなります。

部下の日報やメールを見て把握するのですが、その際に報告内容をテンプレート化して自分が知りたい情報を抽出できるようにする仕組みづくりが必要になります。

タスク管理が出来ないと、自分の評価が悪くなる

部下のタスク管理ができない結果、会社からお叱りを受けるのはその部下たちの上司にあたる人です。

よっちん

わたしの職場にも、タスク管理が出来ない上司がいますが、毎回同じようなことで注意を受けています。

〇〇さんの案件はちゃんと進んでいるの? ⇒ 「確認します」 と毎回同じような報告をしていると、マネジメントが出来ていないと自分の評価も悪くなります。

部下とのコミュニケーションをしっかり取ると共に、案件の進捗状況を把握できるようにしましょう。

まず結論を聞き、そこから詳細を聞くように報告の受け方も変えていくようにしましょう。

納期や未提出の書類でお客様に迷惑をかける

案件管理が出来ていないと、すべて部下任せになり後々になりお客様への問題が発生する恐れが高くなります。

納期や未提出の書類は、それぞれ担当の部下が管理をしているため、一つ一つ上司のあなたが把握することはとても大変な作業になるでしょう。

部下の納期管理や提出書類の把握は上司の仕事なのですが、なかなか厳しいのが現状です

よっちん

部下の仕事は把握していて当たり前。
このように言う人の気持ちも分かりますが、実際やってみるとマジできついですよね!

部下の案件管理に関する悩みを解決するためには管理ツールの導入を検討しましょう

では実際に部下の案件管理をどのように解決すればいいでしょうか?

一人ひとりとコミュニケーションを取り、すべてのメールや添付データをチェックすれば理論上は案件を管理することが可能です。

ですが、それが10人・20人と増えていけば管理をすることはほとんど不可能といっていいでしょう。

案件の進捗管理をするにはクラウドソフトを使うことをオススメします。

販売管理ツールを使うことで、現在見積書や請求書が発行出来ているか?などの進捗状況を確認できるのはもちろん。

クラウド上でリアルタイムにて管理されているので、部下の進捗状況を一目で確認することが出来ます。

上記の図のように目標粗利や実績値などを確認することも容易です。

案件管理ソフトのfreee販売を使って業務改善を行いました!

よっちん

私の職場では、freee株式会社のfreee販売を使い部下の案件管理が出来るようになりました。

freee販売は、案件ごとに見積書から請求書発行までの一連の流れを可視化。

クラウドソフトなので、いつでもどこでも進捗状況を一目で確認することが出来ます。

請求書も電子帳簿保存法に対応しているので、法改正にもスムーズに対応しているのがオススメポイント。

会計ソフトへの仕訳連携も出来るので、会社全体として案件を管理することで業務効率化につながりました。

実際にfreee販売を使って案件管理を行おう

ではfreee販売で実際に部下の案件管理を行ってみましょう。

freee販売では「案件」ごとに管理が出来ます。 案件をみんなが作成すると、freee販売の案件画面にどんどん追加されるイメージですね!

案件の粗利見込みと実績などが確認出来たり、フェーズ名称として現在の進捗がどのように進んでいるのかも一目で確認することが出来ます。

おお 便利ですね!

一つの案件を確認してみましょう!

最初に設定した粗利益見込みに対して、実際に発生した売上を確認することが出来たり、見積書を発行したかしていないかの判断も、送付ステータスにて一目で確認することが出来ました。

フェーズ名称と送付ステータスを確認することで、だれでも迅速に現在の進捗状況について確認することが出来ます。

さらに詳しい説明は以下の記事に記載していますのでよかったら合わせてコチラもご確認ください!

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