【便利】部下の案件管理出来てる？エクセルよりオススメなクラウドサービスを紹介

このような悩みを解決します。

部下が増えてくると、業務管理やマネジメントがなかなか上手くいきませんよね。

私も、進捗管理が出来ずに悩んでいました。　エクセルやメールで管理をしているとデータが保存されていなかったり個人プレーになってほしい情報がリアルタイムに届かないのも悩みの種です。

当記事では、部下の案件進捗状況が簡単に管理できるソフトについて解説を行います。

クラウド案件管理ツールを比較！

クラウド案件管理システムの紹介をします。

freee販売

freee販売はfreee株式会社が新規に作成したプロダクトです。

１件ごとの案件管理で、売上から仕入れまですべてを一元管理。すべての利益を可視化することが出来るでしょう。

kintone

キントーンは様々なアプリを活用し、自分の仕事に合うテンプレートを作成していくサービスです。

低コストから利用できるため、大企業はもとより中小企業でも多く取り入れられています。

開発をしなければいけない点、導入ハードルは少し高いですが自由度は無限大。夢があるソフトですね！

クラウド案件管理のメリット

ここからはクラウド案件管理ツールのメリットについて解説します。

売上予測が正確になる

案件管理が迅速にできれば、売り上げの予測は今までより容易になるでしょう。

正確な売り上げ予測が早く行えるようになれば、予測に対する改善策を速く練ることが出来るので、軌道修正も素早く出来るようになり、業務効率が高まる事でしょう。

スケジュール管理に便利

営業部各員の業務管理も、クラウド案件管理なら一元化することが出来ます。

Aの案件はどこまで進んでいるか？　書類は提出されているのかいないのか？などクラウドでリアルタイムに確認することが出来るのが利点です。

エクセル管理は、個人単位での管理になりがちなので、確認する手間が発生することでしょう。

クラウド案件管理なら、進捗がうまく進まない場合でもスケジュール調整が迅速に行えるので被害は最小限に抑えることが出来ます。

一括管理により、課題を見つけることが出来る

クラウド案件管理を行えば、案件進捗を一元管理することで従業員の現在の業務の流れを可視化することが出来ます。

案件に偏りがあったりすると、すぐ分析することが出来るので問題発生の抑止に繋がり売上の取りこぼしも少なくなるでしょう。

知らない間に失注していた…こんなことありませんか？　クラウド案件管理で問題を見える化しましょう！

部下の案件管理が出来ないとどうなる？

ではそもそも部下の案件管理が出来ない理由とはなんでしょうか？

この問題を解決することで、部下の案件管理が出来るようになると考えましょう。

問題は一つずつ解決するのが近道ですので頑張りましょう😊

部下のタスクの解消状況がわからない

部下が複数人いると、タスク管理は難しくなるものです。

近年ではテレワークが増えてきて、会社での拠点が離れることによって部下がどのように仕事をしているのか把握しずらくなります。

部下の日報やメールを見て把握するのですが、その際に報告内容をテンプレート化して自分が知りたい情報を抽出できるようにする仕組みづくりが必要になります。

タスク管理が出来ないと、自分の評価が悪くなる

部下のタスク管理ができない結果、会社からお叱りを受けるのはその部下たちの上司にあたる人です。

〇〇さんの案件はちゃんと進んでいるの？　⇒　「確認します」　と毎回同じような報告をしていると、マネジメントが出来ていないと自分の評価も悪くなります。

部下とのコミュニケーションをしっかり取ると共に、案件の進捗状況を把握できるようにしましょう。

まず結論を聞き、そこから詳細を聞くように報告の受け方も変えていくようにしましょう。

納期や未提出の書類でお客様に迷惑をかける

案件管理が出来ていないと、すべて部下任せになり後々になりお客様への問題が発生する恐れが高くなります。

納期や未提出の書類は、それぞれ担当の部下が管理をしているため、一つ一つ上司のあなたが把握することはとても大変な作業になるでしょう。

部下の納期管理や提出書類の把握は上司の仕事なのですが、なかなか厳しいのが現状です

部下の案件管理に関する悩みを解決するためには管理ツールの導入を検討しましょう

では実際に部下の案件管理をどのように解決すればいいでしょうか？

一人ひとりとコミュニケーションを取り、すべてのメールや添付データをチェックすれば理論上は案件を管理することが可能です。

ですが、それが１０人・２０人と増えていけば管理をすることはほとんど不可能といっていいでしょう。

案件の進捗管理をするにはクラウドソフトを使うことをオススメします。

販売管理ツールを使うことで、現在見積書や請求書が発行出来ているか？などの進捗状況を確認できるのはもちろん。

クラウド上でリアルタイムにて管理されているので、部下の進捗状況を一目で確認することが出来ます。

上記の図のように目標粗利や実績値などを確認することも容易です。

案件管理ソフトのfreee販売を使って業務改善を行いました！

freee販売は、案件ごとに見積書から請求書発行までの一連の流れを可視化。

クラウドソフトなので、いつでもどこでも進捗状況を一目で確認することが出来ます。

請求書も電子帳簿保存法に対応しているので、法改正にもスムーズに対応しているのがオススメポイント。

会計ソフトへの仕訳連携も出来るので、会社全体として案件を管理することで業務効率化につながりました。

実際にfreee販売を使って案件管理を行おう

ではfreee販売で実際に部下の案件管理を行ってみましょう。

freee販売では「案件」ごとに管理が出来ます。　案件をみんなが作成すると、freee販売の案件画面にどんどん追加されるイメージですね！

案件の粗利見込みと実績などが確認出来たり、フェーズ名称として現在の進捗がどのように進んでいるのかも一目で確認することが出来ます。

一つの案件を確認してみましょう！

最初に設定した粗利益見込みに対して、実際に発生した売上を確認することが出来たり、見積書を発行したかしていないかの判断も、送付ステータスにて一目で確認することが出来ました。

フェーズ名称と送付ステータスを確認することで、だれでも迅速に現在の進捗状況について確認することが出来ます。

さらに詳しい説明は以下の記事に記載していますのでよかったら合わせてコチラもご確認ください！

案件管理ソフトを導入して業務の効率化を行おう！

クラウド案件管理を使うことで、今まで管理出来ていなかった細かな部分まで一元して管理することが出来ます。

課員の業務を把握することで、今まで見えなかった問題点も浮き彫りになってくることでしょう。

業務効率化で、仕事を楽にしたい。そんな方に必見なサービスとなっています。

まずは資料請求から始めてみてはいかがでしょうか