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社内マニュアルをWeb化するメリットと注意点とは?オススメツールも併せて紹介

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会社内のマニュアルがどこにあるか分からない💦
WEB化を考えているんだけど何かいいツールはあるんでしょうか?

こんな悩みを解決できる記事を用意しました!

この記事で紹介するマニュアルツールを実施すれば、難しいと考えていたマニュアルのWEB化は簡単にできますよ!

なぜなら、実際に私もこの方法でマニュアルをWEB化することが出来たからです。

記事前半では社内マニュアルをWEB化するメリットや課題点を、後半ではオススメ作成ツールを紹介するのでじっくり読み込んでくださいね!

目次

社内マニュアルをWeb化するメリットと手順を知ろう!

社内マニュアルをWeb化するメリットとは

社内マニュアルをWeb化することには、さまざまなメリットがあります。

例えば、社内マニュアルをWeb上で公開することで、社員が必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。また、紙媒体から電子媒体に変更することで、コストの削減につながります。

さらに、社内マニュアルをWeb上で公開することで、社員が自分で情報を探し出すことができるようになり、管理者の負担を軽減することができます。

よっちん

ISOなどの規定書類って改定した場合は各部署何百枚と用紙の差し替えが必要です。クラウド化することによってコピー用紙の削減効果ってかなり大きいですよ!

社内マニュアルをWeb化するための手順

今あるマニュアルをWeb化するためにはどうすればいいの?

社内マニュアルをWeb化するって結構難しく考えている方も多いと思いますが実際は簡単なんですよね!

既存の紙媒体マニュアルの元データをコピーしてWEBツール側に張り付けるだけで簡単に社内マニュアルをWEB化することが出来るんです。

notePM様HPより引用

右側にある画像編集機能では、画像に順番を付けることが出来るので誰でも見やすいマニュアルを作ることが出来るんでかなり使い勝手が良くなります!

社内マニュアルをWeb化する際の注意点を知ろう

社内マニュアルのWeb化による課題と解決策

社内マニュアルをWeb化する際には、いくつかの課題が発生することがあります。

例えば、情報漏洩のリスクや、利用者の使い勝手の問題が挙げられます。これらの問題に対しては、情報セキュリティ対策を施したり、利用者のフィードバックを収集して改善するなどの解決策を講じることが必要です。

また、社内マニュアルの更新や整備にも工夫が必要であり、定期的なチェックや管理者の体制の整備が必要になります。

社内の問題でよくあることが、ツールは準備したけど従業員が使いこなせない。
システムを導入した際には、今までの業務から脱却できない人へのサポート体制が重要になります。

たしかに…
使ってくださいって言われても何していいか分からない💦

アクセス制限やファイルの変更について管理をしよう

Web化をするうえでマニュアルへのアクセス制限や変更履歴は追えるように管理をする必要があります。

なぜなら、総務課など個人情報を扱っている部署のマニュアルは他部署で見ることは出来ないようにする必要があります。

このように、マニュアルに柔軟なアクセス制限を設定することで、部署単位や特定メンバー間でマニュアルを共有することが出来ます。

よっちん

権限付与はWeb化をするうえで重要な項目です。

マニュアルWEB化するためのオススメツール

NotePM

NotePMは簡単な操作画面で誰でも使うことができるマニュアル作成ツールです。

機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

スクロールできます
プラン8プラン15プラン25プラン50プラン100
利用料金¥4,800円/月¥9,000円/月¥15,000円/月¥30,000円/月¥60,000円/月
ユーザー数8名15名25名50名100名
容量80GB150GB250GB500GB1TB
無料閲覧数24名45名75名150名300名
よっちん

見るだけのユーザーならプランの3倍まで招待出来るので
運用しやすい!

NotePMの特徴
  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

wikipy

wikipyはFAQサイト・操作マニュアルや業務マニュアルなどの作成を月額3,300円(税込)〜で利用できるWebマニュアル作成ツールです。

セキュリティやバックアップ対策もしっかりしているので、クラウド上でも安心してデータの管理が出来ます。

スクロールできます
スターターベーシック
利用料金¥3,000円/月¥5,000円/月
ユーザー数3名10名
容量1GB1GB
ユーザー数11名以上は10ユーザーにつき月5000円
wikipyの特徴
  • 記事単位で公開・非公開の設定ができますので、社内wikiや会員向けのFAQサービスとしても利用できます。
  • マニュアルを印刷する時は、表示が印刷用に最適化されますので、見やすいレイアウトで、配布することができます。
  • CSV形式によるマニュアルデータのインポートとエクスポートが可能なので他サービスからのデータ移行も可能です。

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