NotebookLMで就業規則チャットボットを作る方法【無料で簡単】

「また就業規則について質問された…」
「さっき説明したばかりなのに、また同じこと聞かれる…」

就業規則の管理担当者なら、このような悩みを日々感じているのではないでしょうか。

毎日のように寄せられる就業規則に関する質問。その度に規定を探して、説明して、メールで返信して…この繰り返しに疲弊している方も多いはずです。

そんな悩みを解決するのが、GoogleのNotebookLMを使った就業規則チャットボットです。

この記事では、プログラミング知識ゼロでも、わずか10分で社内専用の就業規則チャットボットを構築する方法を解説します。

NotebookLMで作る就業規則チャットボットとは?

NotebookLMは、Googleが提供する無料のAIツールです。

最大の特徴は、PDFファイルやテキストデータをアップロードするだけで、その内容について質問できるチャットボットが自動生成されること。

アップロードした資料は学習データに使われる?

「社内の就業規則をアップロードして、AIの学習データに使われたら困る…」

セキュリティ担当者なら、真っ先にこの疑問が浮かぶはずです。

結論から言うと、NotebookLMにアップロードされた資料は、そのユーザー専用のデータとして扱われ、NotebookLMのモデルの学習には使用されません。

これは、Googleが公式に表明している方針です。

ただし、個人のGoogleアカウント(無料版)を使用する場合、フィードバック機能を通じて品質改善目的で人間のレビューアーがデータを閲覧する可能性があるとされています。

より高いセキュリティを求める場合は、Google Workspaceアカウントを利用することが推奨されています。

機密情報を含む場合は、次のセクションで説明するGoogle Workspace Business Standardの利用を検討してください。

こんな使い方ができます

これらの質問に対して、アップロードした就業規則の内容を元に、AIが自動で回答してくれます。

なぜNotebookLMが就業規則管理に最適なのか

1. セキュリティ面が安心

一般的なChatGPTなどに就業規則を入力するのは、情報漏洩のリスクがあります。

しかしNotebookLMなら、ノートブックへのアクセス権限を細かく設定できます。

• リンクを知っている特定のユーザーのみアクセス可能
• 社内のGoogleアカウントを持つメンバーのみ共有
• 閲覧者は「チャットのみ」に制限可能(ソースのPDFは見られない)

つまり、社外への情報流出リスクを最小限に抑えながら、社内専用のチャットボットが運用できるのです。

さらに安心: Google Workspaceでの運用

機密性の高い就業規則を扱う場合、Google Workspace Business Standardの利用がおすすめです。

Google Workspaceアカウントを使用することで、個人アカウント利用時の品質改善レビューの可能性がなくなり、より厳格なデータ管理が可能になります。

Google Workspace Business Standardのメリット

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2. 導入コストがゼロ

専用のチャットボット開発には、通常数十万円〜数百万円のコストがかかります。

NotebookLMなら完全無料。しかも開発期間もゼロ。今すぐ始められます。

3. メンテナンスが簡単

規定が改訂された時も、新しいPDFをアップロードし直すだけ。専門知識は一切不要です。

4. 歓迎メッセージで使い方を案内できる

NotebookLMには歓迎メッセージ機能があります。

チャットを開いた時に最初に表示されるメッセージを設定できるため、

「就業規則、賃金規程、退職金規程などに関するチャットボットです!気になる事をチャットで回答してみてください!」

のような案内を表示でき、まさに社内チャットボットのような運用が可能です。

実際の構築手順【10分で完了】

ステップ1: NotebookLMにアクセス

Googleアカウントでログインし、NotebookLMにアクセスします。

ステップ2: 新しいノートブックを作成

「新しいノートブック」をクリックし、名前を「社内規定ボット」などに設定します。

ステップ3: PDFソースをアップロード

就業規則に関するPDFファイルをアップロードします。

アップロードできるファイルの例:

ステップ4: 歓迎メッセージを設定

チャット画面で「歓迎メッセージ」欄に、以下のようなメッセージを入力します。

就業規則、賃金規程、退職金規程などに関するチャットボットです!
気になる事をチャットで回答してみてください!

このメッセージは、ユーザーがチャットを開いた時に最初に表示されます。

ステップ5: アクセス権限を設定

右上の共有ボタンから、以下の設定を行います。

ノートブックへのアクセス

• 「制限付き」を選択
• 「アクセス権のあるユーザーのみが、リンクから開くことができます」に設定

ユーザーは次のコンテンツにアクセスできます

• 「チャットのみ」を選択
• これにより、閲覧者はソースやメモにアクセスできなくなります

ステップ6: リンクを社内共有

「リンクをコピー」からURLをコピーし、社内のSlackやメール、イントラネットなどで共有します。

以上で完成です!

NotebookLMを使った就業規則チャットボットの実際の使用例

構築後、社員は以下のような質問ができます:

質問例1: 「有給休暇の繰越はできますか?」 → AIが就業規則の該当箇所を参照し、「有給休暇の繰越は最大20日まで可能です。ただし繰越分は翌年度内に使用する必要があります」のように回答

質問例2: 「育児休業の申請はいつまでにすればいいですか?」 → 育児・介護休業規程を参照し、申請期限や必要書類について回答

質問例3: 「出張の日当はいくらですか?」 → 出張旅費規程から、役職や距離に応じた日当額を提示

このように、社員が自分でいつでも質問でき、即座に回答を得られるため、管理担当者への問い合わせが大幅に減少します。

NotebookLM就業規則ボットのメリット

担当者の業務負担が激減

これまで1日に何度も対応していた規定に関する質問が、チャットボットで完結。本来の重要業務に集中できます。

24時間365日対応可能

深夜や休日でも、社員は自分の都合の良い時に質問できます。「明日聞こう」と忘れてしまうこともありません。

回答の品質が均一

担当者によって説明の詳しさが変わることもなく、常に正確な規定内容に基づいた回答が得られます。

記録が残る

チャット履歴が残るため、「何を質問したか」が後から確認できます。

注意点とデメリット

完璧な回答を保証するものではない

AIは参考情報を提供するツールです。重要な判断については、最終的に人事担当者に確認することを推奨してください。

インターネット環境が必要

オフライン環境では使用できません。

日本語の精度

NotebookLMは英語での使用を前提に開発されているため、日本語の複雑な表現では精度が落ちる場合があります。

まとめ: 今日から就業規則の問い合わせ対応から解放されよう

NotebookLMを使った就業規則チャットボットは、

• 無料
• 10分で構築可能
• プログラミング知識不要
• セキュリティ面も安心

という、就業規則管理担当者にとって理想的なソリューションです。

「また同じ質問をされた…」というストレスから解放され、本来やるべき重要な業務に時間を使えるようになります。

まずは試しに、1つの規程をアップロードして、使い勝手を確認してみてください。

NotebookLMのチャットボット運用に関するよくある質問(FAQ)

本当に無料で使えますか?

はい、NotebookLMは完全無料で利用できます。Googleアカウントがあれば今すぐ使い始められます。

アップロードした就業規則はAIの学習データに使われますか?

NotebookLMにアップロードされた資料は、そのユーザー専用のデータとして扱われ、モデルの学習には使用されません。これはGoogleが公式に表明している方針です。

ただし、個人アカウント(無料版)では品質改善目的でのレビューの可能性があるため、機密性の高い情報を扱う場合はGoogle Workspaceアカウントの利用が推奨されます。

アップロードしたPDFは安全ですか?

NotebookLMはGoogleのセキュリティ基準に従って運用されています。アクセス権限を適切に設定すれば、社外への流出リスクは最小限に抑えられます。さらに安心して運用したい場合は、Google Workspace Business Standardの利用をご検討ください。

PDFは何ファイルまでアップロードできますか?

1つのノートブックに複数のPDFをアップロードできます。就業規則、賃金規程など、関連する規程をまとめて登録可能です。

スマートフォンからも使えますか?

はい、ブラウザ経由でスマートフォンからもアクセス可能です。

回答内容が間違っていた場合はどうすればいいですか?

AIの回答は参考情報として活用し、重要な判断については必ず人事担当者に確認するよう、社員に周知してください。

規定が改訂されたらどうすればいいですか?

新しいPDFをアップロードし、古いソースを削除するだけです。すぐに最新の規定に基づいた回答に切り替わります。