XSERVER クラウドストレージ

【無料】大容量メールが送れないときはクラウドのURL共有で送りましょう【簡単】

悩む人

動画データや容量の重たいPDF、エクセルデータがメールで送れなくて困っています。

簡単に相手に送る方法はあるのでしょうか

このようなお悩みを解決します    

本記事の内容

読者がこの記事を読むとわかる事

  • 大容量メールが送れない原因を解説します。
  • クラウドストレージを使うと何GBでも送れるようになります
  • クラウドストレージしかできない機能の紹介

この記事を書いた人

 

Yocchin(@blog_lab_

30代会社員、副業でよっちんブログを運営しています

当ブログはエックスサーバービジネスパートナープログラム登録代理店です。

部門基幹データ等社内のシステムを管理しています。

添付ファイルを送信した際に、ずっと送信トレイに入ったままで送る事が出来なかった経験はありませんか?

近年のデータは日々、大容量化が進んできています。それでもOUTLOOKやGmailではメール送信の容量制限が20MB程度しかありません。

iPhoneの写真2〜3枚しかメールで送れないとなると非効率で手間ですよね💦

最近ではお客様と動画のやり取りが増えてきており、動画データを送る機会も増えてきました。

動画が送れないと、お客様のニーズにこたえられなくて商談が破綻する・・・なんてことも出てくるかもしれません。

なので、本記事では「メールでは送れない大容量データをクラウドを使用した送り方」をエックスサーバー社のXserverドライブを使い、実機にて説明します。

※更新情報(2021年10月22日):なんと0円コースがあります
Xserverドライブはフリープランという無料で有料機能と同じプランがあるとの情報をいただきました。フリープランの期間期限もなく社内でトライアルもすることが可能です。無料ならリスクもないので試してみても良いのではないでしょうか?

エックスサーバードライブ公式サイトはコチラ

大容量メールが送れない原因とは?

大容量メールが送れない原因とは
Microsoft公式サイト参照
Outlook では、送信できるファイルのサイズに制限があります。 この制限により、ほとんどのインターネット サービス プロバイダーの制限を超える非常に大きい添付ファイルのアップロードをコンピューターが試し続けることがなくなります。 Outlook.com や Gmail などのインターネット メール アカウントの場合、結合されたファイル サイズの上限は 20 メガバイト (MB) です。 Outlook.com や Gmail などのファイル サイズの上限は 20 MB で、 Exchange アカウント (ビジネス メール) の場合、既定のファイル サイズの組み合わせは 10 MB です。

メーラーやプロバイダの仕様で送信容量に制限がかかるようになっているのが原因ですね。

ですので、メールで大容量の添付ファイルを送るという選択肢は公式的に出来ないというのが回答でした。

よっちん

今時20MBでは仕事になりませんよね・・・

クラウドストレージならもっと簡単に大容量データを送ることが出来るんです。

大容量データを送る方法。クラウドストレージのURL機能を利用する

URL共有とは
クラウドストレージに入っているデータをURLリンクで相手に送ることにより、データを閲覧できる機能です。
共有しているデータの他にはアクセスする事が出来ないので、他のデータが漏洩する危険もありません。
データをアップロードする時間も不要なので、スムーズに大容量ファイルの共有を送る事ができます
エックスサーバードライブ URL共有機能の画面です
URLを送るだけで相手に簡単に動画を共有できる

URL共有のメリット

URL共有では、編集許可の有無や、パスワードの設定など様々な機能が利用できます。

URL共有では様々な制約を掛けることが出来る
URL共有では様々な制限を掛けることが可能だ

メリットその① 大容量データの送信に時間がかからない

メールで重たいデータを送ると時間がかかる

大容量データを送るとき、メールだと送信時間がとてもかかりますよね。

容量が多くなればなるほど送信時間がかかってしまうので、途中で送信エラーにならないかいつもヒヤヒヤしていませんか?

URL共有ならメールにURLを張り付けるだけなので、相手にすぐ送信することが出来ます。

よっちん

相手に届いているかいちいち確認する手間が無くなりますね!

メリットその② パスワードで誤送信防止

URLとパスワードの2重送信でさらに安心セキュリティ

パスワードが無いデータは送り先を間違えると大変なことになりかねません。

メールでデータを送っている企業の中には

・データ用のメール

・パスワード用のメール

と2重送信を行っているところも多いのではないでしょうか?

URL共有機能にはパスワードを設定することが可能ですので、2重送信を使ってさらにセキュリティを向上させることも可能です。

よっちん

2重送信を使っている企業は多いので、従来の方法でセキュリティを保持することが可能ですね!

メリットその③ ダウンロードボタン非表示

ダウンロードボタン非表示で、ダウンロードを禁止することが出来る

このデータ、相手にダウンロードされたくない・・・

こんなことありませんか?

データを確認してほしいけど、ダウンロードはされたくない。

これってすごく難しいことですよね。

URL共有機能では、ダウンロードボタンを非表示にすることが出来ます。

これによって、相手に確認してほしいけどダウンロードはダメ!っていうニーズにも対応したデータ送信が可能になります。

よっちん

動画データってコンプライアンスで色々と問題になりやすいので、ダウンロード非表示ボタンを付けておくとひとまず安心ですよね!

メリットその④ 有効期限の設定

見積書など、期限の決まったデータってありますよね。

メールで送ったままにしていると、相手が期日を過ぎている見積書を提示してくることってたまにありますよね。

「前送ってきた見積書こんなに安かったのに・・・!」など期日の過ぎたデータはトラブルのもとになりかねません。

URL共有機能では、回覧期日を設定することが出来るので、期日になったらそのデータにアクセスできなくすることも可能です。

よっちん

トラブル防止のために期日設定を付けることが出来るのはありがたいですよね

まとめ 大容量データを相手に送るときはクラウドなら簡単

以上が大容量データを送るとき、クラウドのメリットの紹介でした。

メールでは回覧期日やダウンロード禁止などの複雑な制限を掛けることは出来ませんが、クラウドストレージのURL共有機能では可能です。

さらに送信時間が全くかからないというのは、送る側にとってもメリットですし、受け取る側もメールサーバーの容量を気にしなくてもいいので、お互いにメリットのあることです。

今の時代、高画質写真や動画など、メールでは送れないデータが増えてきましたがクラウドストレージを使って快適なデータ共有をされてみてはいかがでしょうか?

※更新情報(2021年10月22日):なんと0円コースがあります
Xserverドライブはフリープランという無料で有料機能と同じプランがあるとの情報をいただきました。フリープランの期間期限もなく社内でトライアルもすることが可能です。無料ならリスクもないので試してみても良いのではないでしょうか?

エックスサーバードライブ公式サイトはコチラ

-XSERVER, クラウドストレージ