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【図解解説】振替伝票の手書きをやめる方法とは!クラウド会計のメリットがヤバい!

振替伝票を作成して会計ソフトに手入力しているけど、毎月決算の時に時間がかかって本当に大変・・・
もっと楽に決算仕訳を行うことは出来ないの?💦

このような疑問にこたえます。

本記事を読むと分かること
  • 100時間残業していた自分が残業を削減できたクラウド会計について紹介
  • freeeクラウド会計を実機画面を使って分かりやすく紹介します
この記事を書いた人
  • 残業99時間を2カ月連続経験…
  • 会計ソフトは10年前のNECソフト
  • 最近freeeクラウド会計に変更しました
  • クラウド会計で残業時間50%削減
よっちんです

振替伝票を作成するのって手間ですよね💦

一か月で数100件もある伝票を手書きで書いていると腕も痛くなるし、私の職場はその後会計ソフトに手入力しているんですけど、本当に無駄業務だと感じていました

実際に振替伝票を作成していると、時間がいくつあっても足りなくて足りなくて……

このような不満を持たれた経理の方、多いのではないでしょうか?

よっちん

私も月99時間の残業が2カ月が続いた時、本当に仕事辞めようかなってところまで考えました……

会計ソフトがアナログすぎて、テレワークも出来なくて家族との時間も作れないし、会社にもいかないといけない。

さすがにこのままではマズイと思い手書きの振替伝票を変えようとしたときの情報をまとめました。

今回は、そんな面倒な振替伝票作業をやめる方法について解説をするのと、クラウド会計「Freee会計」を実際に使った時短術を紹介します。

手書きの振替伝票を今まで作っていましたが、実際にfreee会計を使ってみると本当に便利なことだらけでした。

クラウド会計を使ってみると、すべてを自動で行ってくれるので業務効率化格段に向上します!

  • 定例仕訳は予約テンプレ化して自動入力を!
  • 口座情報はAPI通信で常に同期で残高ミスなし!
  • 電子帳簿保存法に対応。法改正間に合います!
  • 請求書や納品書も作成から仕訳までスムーズな流れを!
  • OCR機能で写真情報も仕訳データ化。
メールアドレスだけで簡単にお試しが出来るので、上司に内緒でコソッと最新の会計ソフトを試してみましょう。
目次

手書きの振替伝票をやめる方法

では今まで手書きで作っていた振替伝票をいきなりやめようとしたときにどういう風に辞めればいいでしょうか?

手書きの振替伝票をやめる方法は大きく分けて2パターンです。

  • エクセルでデータを作って印刷を行う
  • クラウド会計ソフトに情報を直接入力する

クラウド会計を使用した、伝票作業のメリットとは

クラウド会計と普通のソフトとはいったい何が違うの?

よっちん

実際に私がクラウド会計ソフトに切り替えた時に感じたことはこんな感じでした!

理由
ネット銀行との連携が便利

クラウド会計ソフトとネット銀行がAPI通信で同期されることにより、銀行の情報が自動的にクラウド会計ソフトへ読み込まれます

今まで手書きで書いていた仕訳情報も学習登録することで、AIが勘定科目を自動的に振り替えてくれることも可能です。

理由
どこからでもアクセスが可能

クラウド会計ソフトは、ネットに繋がっていればどこからでも接続が可能です。

コロナ禍で、外出が出来ないそんな時にでもクラウド会計ソフトがあれば出社する必要はありません

理由
イニシャルコストが不要

クラウド会計ソフトでは、サーバーPCを社内に準備する必要がありません。

必要なものは毎月の利用料のみ。

社内にパソコンが無いため、電気代も不要になりBCP対策としても見直されています。

STEP
振込FBデータを作ることが可能です

freee取引では期日を登録することで、支払日ごとに銀行振り込みデータを作成することが可能になります。

銀行サイトで振込データを作る必要がなくなるので大幅に振り込み作業を削減することが出来ます。

一番効果があったのが、当座預金仕訳が自動的に会計ソフトに取り込まれることでした。

これのおかげで、月々数100枚の仕訳伝票を作成していたのが一切不要になりました!

よっちん

今まで手書きで作成していたのが何だったんだろう……

DX時代になって会計ソフトも日々進化していて、本当に今まで困っていた業務があっという間に終わるようになりました。

次からは実際にクラウド会計ソフト「freee会計」を使った伝票作業の業務方法について解説します。

問題を抱えているならば、道具を変えてみることで思ったよりも簡単に物事が解決できるかもしれませんね!

freee取引と振替伝票の違いとは

freee会計では、【取引】という概念があり、基本的に情報は取引で入力を行います。

複式簿記に慣れている人は、振替伝票に慣れているのでfreee会計って使いづらいって口コミが多いんです。

freee取引
複式簿記
  • 発生日
  • 勘定科目
  • 品目・部門・メモタグ
  • 金額
  • 税区分
  • 備考
  • 収支
  • 決済
  • 口座
  • 期日
  • 発生日
  • 勘定科目
  • 補助科目
  • 金額
  • 税区分
  • 備考

ご覧のとおり、freee取引では複式簿記の情報に加えて期日や収支などの項目を入力することで、銀行振り込みFBデータを作ったり入金消込を自動的に作成してくれます!

よっちん

ちょっと入力する部分は複式簿記よりも増えるのですけども、それ以上にメリットが大きすぎるのでそこを詳しく説明します!

「実機解説」実際にクラウド会計を使ってみました。

実際にクラウド会計ソフトを使用して、伝票作成をしてみます。

今回は私が利用しているfreee会計を利用して実機解説を行っていますが、ほかの会計ソフトでも同様のことが出来るのでご参考までに!

クラウド会計ソフトを導入している方は実際にご覧いただき確認をしてみてください。

freee取引から振込までの流れ

freee会計の取引画面

freee会計の取引画面となります。

発生日や取引先情報、決済期日を入力して従来通り勘定科目を記入していきます。

よっちん

例として12月12日記帳、振り込み日12月30日の仕入れ情報を作ってみました!

決済期日が12月30日となっているので、貸方には自動的に「買掛金や未払金」が入るようになります。

このようにfreee会計では当座預金か買掛金なのか?簿記が分からない人でも記帳する際の勘定科目の振り分けが簡単に判断できるようになっています。

取引が登録出来れば次は出金レポート画面へ移ります。

先ほど登録した取引先には振込先の情報が事前に登録されているので、出金レポート画面からインターネットバンキングの一括振込ファイルを作成することが出来るんです!

おおお!めっちゃ良いね!振込データ作るのメッチャ面倒くさかったんですよ!

よっちん

この機能がfreee会計さんで便利な所で、大幅な時間短縮が出来るポイントなんです。

freee会計での取引入力をもっと簡素化したい方はエクセルインポート機能もオススメ!

これを使えば数百件の取引も一括取り込みが可能なので、業務効率がぐっと上がること間違いなしです😍

毎月の固定仕訳を自動で作成で仕訳忘れを防止

家賃や弁護士報酬など、毎月支払いが確定している経費や、経費按分で12か月に分割している費用などありませんか?

ルーティン仕訳あるある。毎月同じこと記入してるから結構手間なんだよね💦

金額が決まっているなら、先に会計ソフトにテンプレートとして登録しておきましょう!

freee会計では設定≫振替伝票テンプレートより、自由に仕訳を保存することが出来ます。

登録してどうするの?

よっちん

伝票を入力する画面でテンプレートから読み出すことで、いちいち入力しなくても毎月の支払伝票を作成することが出来るんだよ♪

決算申告≫振替伝票から仕訳情報を記入します。

右上の振替伝票テンプレートがあるので、そこをクリックすると仕訳情報が一覧で表示されるのでそこから記入したい仕訳情報を入れましょう!

へぇー便利だねー でもいちいち記入しないといけないのはちょっと面倒かな

よっちん

ここからはfreee独自のアプリを使うんですけど、「リピート取引登録アプリ」を使うとさらに簡単に処理をすることが出来るんだよ♪

何もしなくても勝手に仕訳入れてくれるの?超良いじゃん!!

今まで必要だった作業が全く不要になるので、かなりの作業短縮が見込まれます。

よっちん

取引の一覧で、すべてのリピート取引を確認できるからわかりやすくていいですね!

リピート取引アプリを使うと、メールで登録された通知が来るので仕訳忘れも無くなるので絶対にオススメしたいアプリの一つですね!

出金レポートから振込インターネットバンキングデータを作ることも出来るので、振り込み忘れも無くなります

\リピート登録で仕訳忘れを解消!/

当座預金データの自動取り込み

理由の1つめに挙げた通り、クラウド会計ソフトは銀行口座とAPI通信で接続されることにより銀行から入出金明細を取得することが出来ます。

当座預金や普通預金の仕分に必要な情報が自動で取り込まれるので、時間をかけて伝票を作る必要は一切ありませんよね!

よっちん

明細情報があるので、あとは必要な経費を登録するだけです。

例えば、固定資産税を納付したとしましょう。

今回のケースとしては、当座預金から固定資産税を支払いました。
ですので、振替伝票の仕分けとしては、

租税公課 1,496,000 /当座預金 1,496,000

と作成しないといけないのですが、Freee会計では当座預金のデータを自動的に取り込むことが出来ます!

さらに、AIが自動的に仕分けを推測し、適切な勘定科目を選択してくれるんです

おー!租税公課って推測済みで表示されてるのがそうなんですね!

仕分けは、会社の考え方によって答えが色々と変わるので、AIが100%正しい仕分けをしてくれるとは限りませんが、その場合は手動で「仕訳ルール」を設定することも可能です。

例えば〇〇からの出金の場合はすべて通信費の勘定科目に設定をする。といったように定例仕分けを仕訳ルールで設定しておくことによって、毎回振替伝票を手書きしなくても自動的に記入してくれるんです。

よっちん

仕訳ルールを登録していくことで、登録ボタンを押すだけで仕訳を作れるようになるよ!

このように振替伝票が簡単に作成することが出来ました。

freee会計では、1か月無料お試しですべての機能を使うことが出来るので一度社内で使ってみて導入を検討してみてもいいですね!

よっちん

私の場合は、上司に相談せずにまず1週間使ってみてそこから導入交渉しました。 メールアドレス一つで簡単にお試し出来るのが良いですね!

\消込が便利すぎる!/

請求書発行で自動的に仕分けを作成

よっちん

請求書の業務もめちゃくちゃ簡単になるんですよ!

freee会計では請求書を発行することも可能で、その際に、勘定科目を項目ごとに設定することが出来るからあとから勘定科目を振替伝票で作成しなくても請求書を発行すると自動的に仕分けを作成してくれるんです。

すごっ!

クラウド会計ソフトを使うと今まで当たり前にしていた作業が、無駄業務として浮彫になりました!

ほかにも経費精算や出張旅費精算などのめんどくさい業務の効率化もFreee会計では可能です。

あなたの会社でも様々な業務を減らして、定時に帰れるようになりませんか?

\バックオフィスの最適化をするなら/

freee会計を使って、手書きの振替伝票から脱却!快適なバックオフィス業務を目指そう

Freee会計はただの会計ソフトではなく、バックオフィス業務の最適化につながるソフトウェアです。

そのため、今までとやり方は大きく変わるかもしれませんがその反面、業務時間は大幅に削減できることは間違いありません。

30日間の無料お試しトライアルも利用することが出来るので、一度興味のある方は無料で登録をしてみてはいかがでしょうか。

  • 定例仕訳は予約テンプレ化して自動入力を!
  • 口座情報はAPI通信で常に同期で残高ミスなし!
  • 電子帳簿保存法に対応。法改正間に合います!
  • 請求書や納品書も作成から仕訳までスムーズな流れを!
  • OCR機能で写真情報も仕訳データ化。
メールアドレスだけで簡単にお試しが出来るので、上司に内緒でコソッと最新の会計ソフトを試してみましょう。

当ブログではFreee会計を使った業務効率化について様々な情報を発信しているのでよろしければそちらの記事もご参考ください。

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